Dokument Management Service

5 måder et dokument Management Service kan forbedre din virksomhed
Dokumenter kan være bane af enhver forretningsmand eksistens. Dokumenter er en kendsgerning i erhvervslivet. Fra reklamer til juridiske kontrakter til protokoller, fra forretningsplaner til præsentationer til regneark, har næsten hver eneste person i en virksomhed nogle kontakter med et dokument.
I de fleste virksomheder, flere folk skrive, læse og revidere de samme dokumenter. Denne proces kan blive ineffektiv og tidskrævende. Men dette besvær kan minimeres eller helt fjernes med et dokument management service. Designet til at give nem samarbejde og dokumentgennemsyn, kan et dokument management-tjenesten forbedre enhver virksomhed ved at reducere mængden tid ødet bort i dokumentet revision og fjerne forvirrende dubletter og redigeringer af samme dokument. Nedenfor er top 5 måder et dokument management-tjenesten kan forbedre din virksomhed.
5. næsten ingen uddannelse nedetid.
Den bedste dokument management service arbejder med tekstbehandling, regneark, database eller andre programmer, som du allerede bruger. Ved at fjerne behovet for omfattende uddannelse sessioner, er et godt dokument management service klar til brug hurtigt således at din virksomhed kan drage fordel af tjenesten næsten øjeblikkeligt.
Nogle dokument management services kræver ingen IT-infrastruktur, hvilket betyder at du ikke behøver at bruge tid og penge du installerer en central server eller LAN, hvis du ikke allerede har en. Et dokument management service at arbejder med den software, du allerede bruger kan hjælpe din virksomhed Administrer dokumenter inden for få minutter i stedet for uger eller dage tilbragte læring ny software.
4. strømline dokumentoprettelse.
Er hvert dokument i din virksomhed skrevet eller lavet af kun én person? De fleste dokumenter kræver flere folk i forbindelse med dokumentoprettelse for hvert dokument, der er genereret. De fleste mennesker arbejder på dokumenter, der arbejder på deres egne computere. Indsamling omkring en enkelt computer eller i et mødelokale til at arbejde på hvert dokument kan være generende, ineffektive eller endda umuligt i mange virksomheder. Udskrivning og manuelt redigere dokumenter affald, papir og er tidskrævende.
Et dokument management service sikrer, at alle, der skal være en del af oprettelsesprocessen for dokument er inkluderet. Hver persons input, redigeringer og revisioner kan spores bekvemt og nemt, strømline processen med dokumentoprettelse.
3. hurtigere dokument anmeldelse
Din virksomhed kan ikke have en juridiske team, der giver og anmeldelser af alle dokumenter, du opretter, men alle etablerede virksomheder har en metode til gennemgang af interne og eksterne dokumenter og kommunikation. Undertiden kan denne revisionsproces være meget tidskrævende og resultere i flere redigeringer og eksemplarer af samme dokument.
Et dokument management service sporer alle revisionerne til et dokument, herunder der har redigeret dokumentet, hvilke ændringer er blevet foretaget på hver version af dokumentet og hvordan de forskellige versioner passer sammen. Med et dokument management service, kan du fjerne sammenblandingen af flere kopier af hvert dokument og fremskynde revisionsprocessen.
2. øjeblikkelig samarbejde
Hvis du var leder et dokument, der kræves samarbejde fra dine kolleger, hvordan ville du gå om at få deres input? Efter at skrive din oprindelige udkast, kan du prøve en konference møde eller opkald at revidere dokumentet. Du kan overveje at droppe ud en udskrevet kopi på hver af dine kollegers skriveborde. Du kan prøve at e-maile dokument til hver af dine kolleger.
Mens hver af disse metoder kan arbejde, kan de også tage tid og sinke dit dokument. Medmindre du mødes med alle deres kolleger på én gang, er du sikker på at ende op med flere eksemplarer af samme dokument med meget forskellige redigeringer. Et dokument management service er en anden tilgang, der kan gøre dokumentsamarbejde hurtigt og nemt. Du kan stadig bruge din e-mail til at distribuere dit dokument, men et dokument management service sporer alle versioner af dokumentet herunder der redigeret hvad når. Når de forskellige revisioner er returneret til dig, fletter et dokument management service hurtigt og nemt dokumenterne til et brugeligt dokument. Samarbejde kunne ikke være nemmere end med et dokument management service
1. fjerne dokument kaos og øge ensartethed.
Uden et dokument management service opretter hver version af et dokument mere rod og forvirring. Når du er ansvarlig for et dokument, og du modtager flere mennesker redigeringer, hvordan kan du holde dem lige? Hvordan opbevarer du dem? Hvordan kan du skrive alle deres feedback i ét dokument til at oprette et ensartet, endelige kopi?
Med et dokument management service får du en endelige redigering af dine dokumenter hurtigt og nemt. Stedet for flere kopier af den samme fil i mange steder, holde din organisation enkel og ligetil. Dine dokumenter vil blive mere ensartet og bedre kvalitet — for ikke at nævne bedre organiseret — med et dokument management service.
Et dokument management-tjenesten kan gøre det lettere for dig at administrere, ikke kun dine dokumenter men din virksomhed. I stedet for unødigt spild af tid tracking dokumenter gennem endeløse ændringer, et dokument management service skaber ensartethed og tillader dig at fokusere på dit job. Hvad du venter nemlig? Forbedre din virksomheds dokumenter og effektivitet med et dokument management service i dag. For at minimere uddannelse og nedetid med din dokument management service, kan du prøve og forbedre din virksomhed i dag.